Rechtssichere Archivierung elektronischer Dokumente / Verfahrensdokumentation / GoBD

Die Digitalisierung beeinflusst zwischenzeitlich auch den Ablauf Ihres Büroalltags und nimmt maßgeblichen Einfluss auf die Büro- und Finanzbuchhaltungsprozesse. So gehen beispielsweise immer mehr Unter-nehmen dazu über, Rechnungen nur noch elektronisch zu versenden. Zudem verlangen Banken immer höhere Gebühren für die Übersendung von Papier-Kontoauszügen und stellen die Kontoauszüge stattdessen in elektronischen Postfächern zur Verfügung. Die Finanzverwaltung verlangt einen immer weitergehenden Zugriff auf Kassen- und EDV-Systeme und forciert den digitalen Buchhaltungs- und Belegaustausch.

In letzter Zeit häufen sich daher auch die Anfragen unserer Mandanten, wie sie beispielsweise mit Eingangsrechnungen, die sie per E-Mail erhalten, umgehen oder wie sie die Buchhaltungsprozesse (neu) gestalten sollen.

Mit diesem Rundschreiben wollen wir auf die häufigsten Fragen Antwort geben. Dabei ist uns selbstverständlich bewusst, dass die (überzogen erscheinenden) Anforderungen der Finanzverwaltung derzeit ins-besondere von unseren kleineren Mandanten noch nicht „gelebt“ werden können – die Kosten sind meistens zu hoch.

Rechnungseingang per E-Mail / elektronische Dokumente:

Nach der derzeitigen Auffassung der Finanzverwaltung ist es unzulässig, Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, oder elektronische Dokumente, die Sie auf elektronischem Wege erhalten, auszudrucken und auf Papier zu archivieren. Sie müssen die E-Mails seit dem 01.01.2015 nach der Verwaltungsauffassung viel-mehr im Original-Format aufbewahren und in revisionssicherer Form über die Aufbewahrungsfrist archivieren.

Derzeit scheint die Finanzverwaltung noch zu akzeptieren, dass Rechnungen im E-Mail-Programm belassen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (z. B. über Outlook). Voraussetzung ist jedoch, dass die entsprechenden Outlook-Dateien so gesichert werden, dass „jede“ Tagesversion wiederhergestellt werden kann.

Es sind daher entsprechende Datensicherungsläufe einzurichten. Wir empfehlen, zumindest die Sicherungsmedien am Monatsende über einen Zeitraum von einem Jahr, und die Sicherungsmedien am Jahresende über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.

Elektronische Kontoauszüge

Das bayerische Landesamt für Steuern, das für die Digitalisierung der Finanzverwaltung mit federführend ist, hat sich im Mai 2017 so geäußert, dass die Finanzverwaltung es nicht akzeptiert, wenn elektronische Kontoauszüge ausgedruckt und lediglich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden.

Auch hier müssen die im elektronischen Postfach des Kreditinstituts bereitgestellten Kontoauszüge unveränderbar über die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bereitgehalten werden, um der Finanzverwaltung zu ermöglichen, die Unversehrtheit der Original-Dokumente zu überprüfen.

Nach unserer Kenntnis bieten die Kreditinstitute eine solch lange Aufbewahrungsdauer derzeit nicht verbindlich an. Insbesondere die lokalen Kreissparkassen und Volksbanken stellen die Kontoauszüge zwar im elektronischen Postfach bereit, garantieren jedoch ausdrücklich nicht die Wiederlesbarmachung über einen Zeitraum von 10 Jahren.

Nachdem die Banken jedoch ohnehin dazu verpflichtet sind, Ihnen Kontoauszugsduplikate über einen Zeitraum von 10 Jahren bereitzustellen, können Kontoauszüge jederzeit – natürlich gegen eine Gebühr – reproduziert werden. Aus diesem Grund haben beispielsweise auch wir auf das elektronische Bankpostfach umgestellt. Im Fall der Fälle müssten wir dann eben gegen Gebühr die Kontoauszüge nachdrucken lassen. Dafür sparen wir uns aber die hohen Druck- und Übersendegebühren der Banken sowie die internen Kosten zur Ablage und Archivierung.

Ersetzendes Scannen von Belegen

Etwas großzügiger zeigt sich die Finanzverwaltung, wenn Sie Ihre Papierbelege einscannen und dann lediglich noch elektronisch aufbewahren. Werden die gescannten Belege nämlich in einem Dokumentenmanagementsystem (kurz „DMS“) hinterlegt und können diese GoBD-Konform archiviert werden, verlangt die Finanzverwaltung nicht mehr die Vorlage von Papierdokumenten. Diese können also vernichtet werden.

Zu beachten ist jedoch, dass immer die jeweilige Endfassung des Dokumentes in elektronischer Form vor-liegen muss. Es wäre daher nach Auffassung der Finanzverwaltung unzulässig, wenn eine Eingangsrechnung z.B. unmittelbar nach Posteingang eingescannt wird, die Papierrechnung dann aber im Unternehmen durchläuft und auf ihr Vermerke angebracht werden (z. B. Stempel, Freigabezeichen). In diesem Fall wäre nicht die „Endfassung“ im Archivsystem enthalten.

Zwischenzeitlich verlangt die Finanzverwaltung insbesondere beim ersetzenden Scannen von Belegen die Erstellung einer so genannten Verfahrensdokumentation, in der Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie die Ergebnisse der maßgeblichen EDV-Verfahren zur Buchführung vollständig, schlüssig und zutreffend zusammengefasst sind.

Die Verfahrensdokumentation soll einem Betriebsprüfer ermöglichen, sich innerhalb kürzester Zeit in die Abläufe des Rechnungswesens einzudenken und die Abläufe auf GoBD-Konformität überprüfen zu können. „Selbstverständlich“ ist die Dokumentation stets auf dem aktuellen Stand zu halten und über die 10-jährige Aufbewahrungszeit revisionssicher zu archivieren.

Wir sind uns natürlich darüber im Klaren, dass Sie wenig Verständnis für die – auch aus unserer Sicht – teilweise überzogenen Anforderungen der Finanzverwaltung haben. Auch wir sehen natürlich, dass die Anschaffung eines Dokumentenmanagement- und/oder Archivsystems kostenaufwendig ist und einen massiven Eingriff in den Ablauf der Finanzbuchhaltung darstellt.

Dennoch wollen wir nicht verschweigen, dass die Betriebsprüfer erst jetzt beginnen, sich mit vorstehen-den Themen näher zu beschäftigen und über den Weg der „formalen Mängel“ der Finanzbuchhaltung Mehrergebnisse zu erzielen. Wir gehen daher davon aus, dass die Prüfer künftig zumindest Teil-Hinzuschätzungen vornehmen werden. In welchem Umfang dies sein wird, und ob solche Teil-Hinzuschätzungen überhaupt zulässig sind, wird sich in den nächsten Jahren zeigen. Aktuell liegt uns noch keine Rechtsprechung vor, in der die Finanzverwaltung eine Hinzuschätzung vorgenommen hätte, wenn die Buchführung ganz überwiegend ordnungsgemäß ist und lediglich kleinere formale Mängel enthalten waren.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Findung einer „vernünftigen“ Lösung, die den Anforderungen der Finanzverwaltung Rechnung trägt, Sie aber weder in personeller noch in finanzieller Hinsicht überfordert.