Das „Kassengesetz“ kommt

Mit dem bereits im Jahr 2016 beschlossenen "Kassengesetz" soll die Manipulation elektronischer Kassensystem verhindert und der Finanzverwaltung umfangreiche Möglichkeiten zur Überprüfung der Kassenaufzeichnungen der Steuerpflichtigen eingeräumt werden. Ab dem 01.01.2020 müssen die „neuen“ Vorgaben der Finanzverwaltung umgesetzt werden. Höchste Zeit also, sich mit den verschärften Anforderungen der Finanzverwaltung an die Kassensysteme zu beschäftigen.

Anforderungen an Kassensysteme / TSE

Nach dem Wortlaut von § 146 Abs. 1 AO müssen ab dem Stichtag 01.01.2020 alle elektronischen und computergestützten Kassensysteme und Registrierkassen sowie Systeme, mit denen bare Zahlungsvorgänge abgewickelt bzw. aufgezeichnet werden, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen geschützt sein. Kassensysteme, die zwischen dem 25.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft wurden, jedoch bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, dürfen noch längstens bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden.

Werden mehrere einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, zum Beispiel Waage(n) und Kasse), müssen nach Auffassung der Finanzverwaltung alle Geräte mit einer TSE ausgestattet werden. Alternativ können sie auch verbunden und nur einer TSE zugeordnet werden.

Nach dem aktuellen Wortlaut der sogenannten „Kassensicherungsverordnung“ zählen derzeit Waren- und Dienstleistungsautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte (noch) nicht zu den Systemen im Sinne von § 146 Abs. 1 AO. Für sie gelten die verschärften Anforderungen daher (noch) nicht. Nach unseren bisherigen Prüfungserfahrungen verlangt die Finanzverwaltung dennoch eine umfangreiche Protokollierung der Geldeinwürfe und -ausgaben, weshalb wir dringend dazu raten, auch solche Systeme zu aktualisieren und nach Möglichkeit mit einer TSE auszustatten.

Die TSE zeichnet alle Eingaben und Vorgänge (insbesondere Geschäftsvorfälle und Transaktionen) auf. So soll die Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der Aufzeichnungen sichergestellt werden. Zudem verfügt die TSE über eine Exportschnittstelle, mit der die Finanzverwaltung alle Einträge elektronisch abgreifen kann.

Die TSE muss durch das Bundesamt für Sicherheit (BSI) zertifiziert sein. Angesichts der kurzen Umsetzungszeit (die technische Richtlinie wurde zuletzt am 28.02.2019 geändert) dürfte es bei vielen Kassenherstellern zu (Liefer-)Engpässen bei der Anpassung der Soft- und Hardware kommen. Aus diesem Grund plädieren insbesondere die Verbände für eine längere Übergangsfrist. Ob eine solche noch eingeräumt wird, wird sich in den nächsten Wochen zeigen.

Meldung an die Finanzverwaltung

Gemäß § 146a Abs. 4 S. 1 und 2 AO müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme künftig innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Dabei müssen insbesondere der Standort und die Seriennummer des Systems und der TSE mitgeteilt werden. Nach derzeitigem Stand muss die Meldung mittels amtlich vorgeschriebenen Vordrucks (Papierform) erfolgen.

Beleg und Belegausgabe

Dem Kunden muss auch künftig in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Bezahlung ein Beleg ausgestellt werden, der insbesondere Datum, Transaktionsnummer, Ware bzw. Leistung, Zahlbetrag und Seriennummer der TSE bzw. elektronischen Aufzeichnungssystems enthält.

Die Belegausgabe erfolgt grundsätzlich auf Papier. Der Beleg darf jedoch auch in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG-, PNG- oder PDF-Datei) in elektronischer Form an den Kunden übermittelt werden, sofern dieser (formlos) zustimmt.

Archivierung

Sämtliche Daten der TSE können in ein Archivsystem überführt werden, sofern dieses den Grundsätzen der GdPDU entspricht, also insbesondere alle Daten nicht geändert und im Ursprungsformat zum Export an die Finanzverwaltung wieder lesbar gemacht werden können. Dabei ist eine Verdichtung der Grundaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrung nach § 147 Abs. 3 AO unzulässig.

Offene Ladenkasse

In Deutschland wurde – im Gegensatz zu vielen Ländern im Ausland – keine generelle Pflicht zur elektronischen Kassenführung eingeführt. Daher kann auch nach dem 01.01.2020 eine sogenannte „offene Ladenkasse“ ohne jede technische Unterstützung geführt werden. Dabei werden die Kassenbestände am Tagesende und Tagesanfang gezählt und die Differenz entspricht den erzielten Einnahmen.

Aber Achtung: Auch bei der Führung einer offenen Ladenkasse müssen regelmäßig die Grundsätze der Einzelaufzeichnung und Belegausgabe beachtet werden und die Finanzverwaltung dürfte bei einer solchen Kassenführung (noch) argwöhnischer prüfen.

Kassen-Nachschau

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Prüfungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung, zum Beispiel steuerliche Betriebs- und Außenprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung etc., wurde die „Kassen-Nachschau“ eingeführt. Mit der „Kassen-Nachschau“ soll es der Finanzverwaltung ermöglicht werden, unangemeldet die Kassenaufzeichnungen überprüfen zu können.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei diesem Thema und helfen Ihnen, die passende Lösung zur Kassenführung zu finden.