Kassensysteme jetzt nachrüsten

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 besteht die Pflicht, alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Durch das TSE sollen Manipulationen an den Kassenaufzeichnungen (nahezu) ausgeschlossen werden. Dabei protokolliert das TSE alle Ein- und Ausgaben, die an der Kasse getätigt werden, in einem von der Finanzverwaltung lesbaren Format.

Übergangsfrist endet eigentlich am 30.09.2020

Die Übergangsfrist zur Ausstattung bzw. Nachrüstung vorhandener Kassensysteme endet eigentlich am 30.09.2020. Doch die meisten Landes-Finanzverwaltungen haben aufgrund der Corona-Pandemie einer Verlängerung der Übergangsfrist zugestimmt. So haben Betriebe in Baden-Württemberg beispielsweise ein halbes Jahr länger Zeit, ihre Kassen auf manipulationssichere Systeme umzustellen, wenn sie vor dem 01.10.2020 eine verbindliche Bestellung oder ein Auftrag zur Anschaffung eines neuen bzw. zur Umrüstung des vorhandenen Kassensystems platzieren.

Weiterverwendung von Kassensystemen

Ferner dürfen alle nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Kassensysteme, die die Anforderungen der GoBD erfüllen, aber bauartbedingt nicht auf- oder nachrüstbar sind, bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden. Insofern haben Betreiber solcher Kassensysteme also noch ein wenig Zeit, sich ein neues Kassensystem anzuschaffen.

Aber Achtung: GoBD-Konform wird ein solches Kassensystem nur betrieben, wenn die Dokumentation vollständig vorhanden ist und insbesondere auch die Programmierprotokolle vorliegen. Zudem sind PC-Kassensysteme von dieser Ausnahmeregelung nicht umfasst.

An-/Abmeldung des Kassensystems

Derzeit besteht noch keine Möglichkeit, die An- und Abmeldungen von Kassensystemen gemäß § 146a AO in elektronischer Form vorzunehmen. Die Meldung wird daher wohl erst ab dem 01.04.2021 eingefordert werden.

Steuerliche Behandlung der Kosten für die Umrüstung

Nach einem BMF-Schreiben vom 21.08.2020 handelt es sich bei den Kosten für die Anschaffung der TSE um aktivierungspflichtige Aufwendungen, die über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben sind. Aus Vereinfachungsgründen wird es jedoch nicht beanstandet, wenn die Kosten für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung bestehender Kassen oder Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle eines bestehenden elektronischen Aufzeichnungssystems in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Laufende Entgelte, die für sogenannte Cloud-Lösungen zu entrichten sind, sind regelmäßig sofort als Betriebsausgaben abziehbar.

Keine Pflicht zur elektronischen Kassenführung

Abschließend möchten wir noch einmal darauf hinweisen, dass sich der Gesetzgeber gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden hat. Daher kann jeder Unternehmer auch eine offene Ladenkasse anstelle des Einsatzes eines elektronischen Aufzeichnungssystems verwenden. In diesem Fall besteht dann auch keine Belegausgabepflicht.

Selbstverständlich sind jedoch auch bei einer offenen Ladenkasse die gesetzlichen Vorschriften, wie zum Beispiel § 146 AO, also die einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen zu beachten. Auf dem (handschriftlichen) Kassenblatt müssen sich täglich die (korrekten) Kassenbestände wiedergegeben werden, so dass im Rahmen einer Kassennachschau bzw. Betriebsprüfung stets die sogenannte Kassensturzfähigkeit gegeben ist.

 

Abschließend wollen wir darauf hinweisen, dass vorstehende, allgemeine Ausführungen eine konkrete Beratung im Einzelfall nicht ersetzen kann. Sie sind nicht verbindlich.